銀座の文祥堂：オフィスデザイン、文具事務用品、ノベルティ・記念品、OA機器、IT・システム、移動棚、輸入（ワイン・ワイングッズ）

パソコン上で印刷の指示をした人が、複合機の所まで行って操作画面で「自分の分」だけをプリントアウトさせる事ができれば、プリントアウトした紙の出しっぱなしや、紛れ込みによる紛失、情報漏えいは防げます。
また、誤って印刷指示をしてしまった資料も、操作パネルのリストでキャンセルすることができるので、紙の無駄と余分な出力コストを抑えることもできます。

こんなお悩みを文祥堂が解決します！

• コピー機・複合機・プリンタの周りにプリントアウトした紙が出しっぱなしで溜まっている。
• プリントアウトした「部外秘」等の機密書類が他の文書と混ざったり、他の人に見られてしまうことがある。

待ち時間を無くすのもコスト削減の大きな要素の一つです。
プリンタ・複合機をネットワークでつなぎ、ICカードで好きな機器にログインして文書をプリントアウトすることができます。
混雑している場所を避けて他のプリンタ・複合機を使用すれば待ち時間も減らせます。
また、上のフロアでプリントアウトの指示を出しておき、会議が開催される下のフロアの複合機から出力して会議の準備をする、といった事も可能です。

こんなお悩みを文祥堂が解決します！

• 自席近くのプリンタ・複合機はいつも混んでいて時間がかかる。
• 他の場所には空いているプリンタや複合機があるのに・・・。
• 自分のパソコンからは決まった場所にしかプリントアウト出来ない。

プリントアウトする資料は主にカラーなのに、社内はモノクロ専用機ばかり。 台数の少ないカラープリンタにプリントアウトが集中すると、仕事の効率がさがるばかりでなく、故障や紙詰まりが多発してしまう可能性があります。
プリント使用状況や頻度、出力機器の性能、配置場所に配慮することで、トータルコストを抑制することができます。

こんなお悩みを文祥堂が解決します！

• コピー機・複合機・FAX・プリンタなどOA機器の数は揃っているのに、うまく使いこなせていない気がする。
• 使用量はそれほど多くない筈なのに、請求額が妙に高い。

多くのコピー機・複合機についているスキャナ機能を利用し、紙の文書をデータ化していきましょう。高圧縮PDFという方式を使用すれば、作成したデータの容量を通常のPDFファイルと比較して、約10分の1のサイズにすることができます。
また、オプションの構成によっては、高圧縮PDFを作成すると同時に、データ化する文書の文字情報を認識、透明なテキストデータとしてPDFファイルの中に入れ込むことも可能になります。検索システムと組み合わせることにより、飛躍的に運用効率が上昇します。

こんなお悩みを文祥堂が解決します！

• 膨大な量の紙文書の保管に、かなりのスペースを割いている。
• 文書を捨てるわけにはいかないが、保管する場所もない・・・。

ペーパーレスを目指してデータを電子化しても、電子データを活用するためには文書内の情報を適切に把握できる仕組みが不可欠です。
情報管理は手間と時間のかかる作業ですが、複合機の機能を使えば文字情報が自動的にインデックスされ再利用可能になるので作業効率がアップします。

こんなお悩みを文祥堂が解決します！

• 紙文書の電子化で紙の量は減ったが、データはたまる一方で活用できていない。
• 電子化したデータを再利用しておらず、紙文書で二重管理している。

電子メールが普及してから10年以上が経ちますが、未だにFAXはオフィスの重要なデータ送信ツールです。そして、FAXの送受信に複合機のFAX機能を活用すれば、受信したFAXを自動的にPDFデータ化し、任意のE-Mailや共有フォルダなどへ自動的に転送することができます。また送信時には、パソコン上のデータを直接FAX送信することができるので、FAX用紙の消費を抑制することができます。

こんなお悩みを文祥堂が解決します！

• FAXを送る際、データを一度プリントアウトしてから送信している。
• FAXで送られてきた大量のDMが自動的にプリントアウトされてしまっている。

電子化・ペーパーレスのコーナーでご紹介した「自分のプリントアウト指示ぶんだけ」を取り出すための機能と組み合わせて、使用者の権限に応じて使う機能を制限することができるオプションがあります。
「ローカル認証 for meap」「 ICカード認証 for meap 」と組み合わせて、ユーザごとに使用できる機能を制限可能です。

こんなお悩みを文祥堂が解決します！

• コピー機を誰でも使うことが出来てしまう。
• スキャナやFAX送信を誰がいつ使ったのか管理できていない。

情報漏洩の原因の中で多いものは紙媒体経由での漏えいです。「誰が」「いつ」「何を」プリントアウトしたかを管理していれば、情報漏えいに対する抑止効果と、情報漏えいが起こってしまった際にも迅速に対応することができます。また、利用履歴を参照することも可能なので漏えい経路の特定が容易になります。

こんなお悩みを文祥堂が解決します！

• 「誰が」「いつ」「何を」プリントアウトしたかを調べる術がない。
• 会社の機密文書をプリントアウトされて持ち出される可能性はないだろうか？情報漏えいする前に抑止したい。